就職・転職活動をしている皆さん、「面接さえうまくいけば大丈夫」…そう思っていませんか？
実は、人事などの採用担当者は応募者のメール対応や電話対応など、応募書類や面接以外のやり取りからも“人となり”を見ているんです。
この記事では、現役人事の私が、メールや電話で印象を良くするコツと、やりがちなNG対応について、リアルな目線で詳しく解説します。
なぜメール対応が印象に影響するのか？
選考の流れの中で、最初に接点が生まれるのは面接ではなく、メールや電話のやりとりです。
実際に、人事側では以下のような情報をやりとりから見ています。
- 言葉遣いや礼儀
- 返信のスピードや誤字脱字の有無
- 相手への気遣いや配慮
これらは「ビジネスマナーの基本があるかどうか」を判断する材料になります。
新卒採用であれば、ある程度のマナーの間違いは許容できますが（もちろん会社による）、中途採用では”ビジネスマナーは持っている”という前提で選考するため、ビジネスマナーの間違いが不採用の理由になってしまうことも少なくありません。
また、例えば応募者のAさんとBさんがいて、それぞれ面接の評価が同じだったら、次の判断材料になるのが「面接以外での印象＝メールや電話での対応」になります。
つまり、メール対応や電話対応で会社側に好印象を与えることができれば、選考も一歩リードできるわけです。
印象を良くするメール対応のポイント
返信は24時間以内を目安に
ビジネスの基本として、できるだけ早いレスポンスが求められます。特に、面接日程の調整メールなどは迅速に対応することで「誠実な人だな」という印象に。
件名・署名はしっかり入れる
メールの件名が空欄だったり、署名がないと、不慣れさや注意不足を感じさせます。
印象が良い例：
【件名】面接日程のご連絡（〇〇大学・山田太郎） 【署名】 --- 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 経済学部 経済学科 4年 携帯：090-1234-XXXX メール：taro.yamada@example.com
丁寧な言葉遣いを心がける
「了解しました」「どうもです」などのカジュアルな表現は避け、「承知いたしました」「ありがとうございます」など、丁寧語を使いましょう。
誤字脱字はチェックする
内容が良くても、誤字脱字が多いと「細かいところに気が回らない人」という印象に。送信前に必ず読み返しましょう。
相手の立場を意識した配慮
例えば、日程調整で候補を出すときは複数日を提示する。返信の最後に「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」などの一言を添えると好印象です。
やりがちなNG例とその印象
NG例1：返信が3日後
→「優先順位が低い？やる気ない？」と受け取られます。
NG例2：敬語が不自然・カジュアルすぎる
→「社会人経験がない？指導が必要かも」と不安に。
NG例3：件名が「Re:」だけ、署名なし
→「ビジネスマナーができていない」とマイナス評価に。
NG例4：文字化け・スマホメールだけの簡素な文
→「テキトーな対応をする人」という印象を持たれるリスクあり。
電話対応でも印象は決まる
人事や採用担当者と直接話すことができる電話は、好印象を与えるには絶好のチャンスです。電話のマナーを今一度確認して、落ち着いて対応しましょう。
また、求人票に記載されている電話番号は、前もって電話帳に登録しておきましょう。「知らない番号の電話だと思って、素っ気なく電話に出てしまった」というミスを防ぐことができますよ。
電話を受けるとき
- 静かな場所で出る
- 「お電話ありがとうございます、山田と申します」などしっかり名乗る
- 聞き取れなかったら無理に進まず確認する
かけ直すとき
着信を見逃してしまったときでも、必ずかけ直すかメールを入れましょう。放置は絶対にNGです。
現役人事のホンネ：こういう人は印象が良かった！
過去の例ですが、「面接の日程調整メールを送ったあと、すぐに『日程ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。』と丁寧に返信をくれた方」は、非常に印象が良く、面接でも自然とプラスの目で見ていました。
逆に「メールで『わかりました』の一言のみ」「返信が1週間後」「質問に答えないまま日程だけ押さえようとする」などの方は、面接で印象が良かったとしても、次の選考を進めるか再検討したこともあります。
まとめ：面接前から“勝負”は始まっている
面接でどれだけ好印象でも、それ以前のメール・電話対応が雑だと、その印象は大きく減点されてしまいます。
採用担当者は、「この人と一緒に働けるか？」「社会人として基本があるか？」を見ています。だからこそ、最初のメール1通、電話1本が大事なのです。
ぜひこの記事を参考に、「また会いたい」と思われるメール対応を心がけてくださいね！
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